Quando estamos em um ambiente de trabalho, gerir o tempo disponível é algo crucial para que nossa produtividade seja alta. E isso não é uma tarefa fácil, pois estamos inseridos em um contexto onde existem muitas pessoas, existem metas, o chefe que pede uma coisa, o amigo que pede outra e quando você olha no relógio, já são 18 horas.

Como fazer então para gerenciar melhor o seu tempo no trabalho? Para responder essa pergunta, listamos aqui alguns dos problemas mais comuns de uma empresa, e o que podemos fazer para lidar com esses problemas de forma produtiva:

Distração de quanto em quanto tempo você olha seu celular pessoal durante o horário de trabalho para responder mensagens, acessar redes sociais, navegar na Internet para ver assuntos pessoais? Tudo isso faz com que você se distraia e perca tempo (um dos bens mais preciosos que temos em nossa vida). Procure remover essas distrações do seu dia a dia e foque no seu trabalho, no seu objetivo e na sua meta. O que você pode fazer é definir um tempo de 5 minutos pela manhã e 5 minutos na parte da tarde para checar rapidamente seus e-mails, mensagens, etc. Não estou dizendo para você se isolar do mundo. Você pode sim interagir com esses assuntos pessoais rapidamente durante o dia, mas o que não pode é olhar o celular a cada um minuto. Isso te tornará não produtivo, e a consequência disso você já sabe. Se mesmo assim não conseguir controlar seu impulso, sugiro que remova do seu celular ou smartphone os aplicativos que te distraem (facebook, whatsapp, linkedin, entre outros). Outros tipos de distrações no trabalho são: conversas paralelas, barulho no ambiente, entre outros. Procure lidar com esses fatores de forma inteligente. Meu sócio Paulo me disse uma coisa um dia que se encaixa muito bem aqui: “No passado o homem sofria por falta de informação e hoje está sofrendo pelo seu excesso”.

Comunicação – quem trabalha com gestão de projetos, ou quem ocupa um cargo de liderança, sabe que um dos maiores problemas de uma organização é a comunicação. O ser humano literalmente não sabe se comunicar. Portanto, partindo do princípio de que nós somos péssimos em comunicação, procure evitar situações onde fique dúvidas daquilo que você quer transmitir. Por exemplo, quando você mandar um e-mail, tenha muito cuidado com as palavras, escreva de forma didática, evite erros gramaticais, coloque-se no lugar de quem receberá aquela mensagem, leia e releia o e-mail e tenha certeza de que está passando a mensagem correta. Se for possível, evite o e-mail, fale pessoalmente com a pessoa, ou por telefone. Resumindo, faça de tudo para ter uma comunicação efetiva. Outra dica fundamental é estar atentos aos sinais quando você estiver conversando com alguma pessoa. Como já é sabido, em um processo de comunicação muita coisa é dita não pelas palavras, mas sim pelos gestos, postura, olhar, e assim por diante.

 

“O mais importante na comunicação é ouvir o que não foi dito” (Peter Drucker).

 

Gestão das Tarefas – um fator que pode lhe ajudar a economizar tempo e aumentar sua produtividade é ter o controle sobre as tarefas pendentes que você possui, e também saber priorizar a ordem de execução dessas tarefas. Eu sempre digo para meus amigos e meus clientes: tire o máximo possível de coisas da sua cabeça e coloque no papel, ou em uma planilha. Coisas na cabeça significam espaços ocupados, e se todo espaço estiver ocupado, não entrarão coisas novas na sua cabeça. Portanto, se você faz a gestão de todas as suas pendências apenas usando sua memória, é bem provável que você esqueça de algo, além do que, você fará as coisas de forma desordenada. A dica aqui é: faça uma lista de suas tarefas pendentes, e priorize essas tarefas. Saiba por onde começar e saiba qual tarefa trará o melhor resultado de forma mais rápida. Aqui você pode usar a Matriz RAB ou GUT, plano de ação, checklists, e assim por diante.

Falta de Foco – a falta de foco é algo que derrubará você, lhe tirará do caminho e fará com que você não seja produtivo, não alcance suas metas e seus objetivos. Outra dica para o ambiente corporativo e pessoal: procure fazer poucas atividades ao mesmo tempo. Existe um risco muito grande de você fazer as coisas com baixo nível de qualidade quando se faz muitas coisas em paralelo. Procure evitar isso, faça uma coisa de cada vez, e bem feita.

É isso pessoal. Torço para que esse artigo tenha sido útil, e que você possa aplicar os conceitos na prática. Afinal de contas, de que vale o conhecimento se estiver guardado dentro de uma gaveta fechada?

Forte abraço.


Matéria por: Fabiano Santana

  • Fabiano Santana
    Fabiano Santana
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Fabiano Santana
Colunista

Coaching
Praticamente 20 anos de experiência no mercado corporativo, atuando em posições de Gestão, Liderança e Consultoria Executiva.

Atualmente, Professional, Life and Self Coach, tem como Missão ajudar as pessoas a alcançarem suas metas e objetivos, pessoais ou profissionais. Autor de 3 livros, centenas de artigos e dezenas de e-books, teve também atuações como professor convidado em cursos de Pós Graduação e dezenas de palestras executadas pelo Brasil afora.

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